امانت منابع، با ارائه خدمات ویژه ای به نام خدمات میز امانت سازماندهی شده و موقعیت ها و فرآیندهای آن مفصلاً مشخص می شود. باید دقیقاً بر امانت منابع نظارت داشت: واحد اطلاع رسانی باید بداند چه منابعی به امانت رفته و زمان بازگشت آن چه هنگام خواهد بود. انجام این وظیفه عموماً به تهیه چند پرونده یا فایل نیاز دارد: فایل نام منابع ، فایل نام امانت گیرندگان و فایل تاریخ برگشت منابع. رایانه ای کردن فعالیت های امانت، ساده است و کتابخانه‌های بزرگ بیش از پیش به سمت رایانه ای کردن این فعالیت پیش می‌روند.
۲-۱-۶-۱-۳- امانت بین کتابخانه ای
در این روش، اگر منبع مورد نیاز بهره گیر در کتابخانه موجود نباشد، از طریق میز امانت یا میز مرجع، آن را از کتابخانه ای دیگر امانت می گیرند. معمولاً بین کتابخانه‌های مشارکت کننده در طرح خدمات امانت بین کتابخانه ای، قرارداد ویژه ای منعقد می شود. سپس بر اساس فرآیندهای استانداردی که معمولاً در سطح ملی اجرا می‌شوند (برگه های درخواست، شرایط امانت، بسته بندی و کنترل منابع، و…)، هر کتابخانه منابع درخواستی کتابخانه دیگر را در اختیار می‌گذارند. برای آگاهی هر یک از اعضاء از مجموعه، اعضاء و محل سایر کتابخانه‌های عضو، فهرستگان مشترکی تولید می شود. این عمل، امکان ارائه خدمات به بهره گیران را افزایش می‌دهد، سفارش منابع را معقول جلوه داده و هزینه ها را بین کتابخانه‌های شرکت کننده در طرح سرشکن می‌کند.
۲-۱-۶-۱-۴- امانت مجلات
نوع ویژه ای از امانت است که در سازمان ها بسیار مرسوم بوده و فرآیندهای متنوع و متفاوتی را نیز طی می‌کند. مدیر واحد یا بخش اطلاع رسانی با همکاری بهره گیران، فرآیندهای ممکن را تثبیت می‌کند، درباره شیوه گردش منابع تصمیم می‌گیرد، تعداد مجلات امانی و مدت زمان امانت برای هر خواننده را مشخص می‌کند، مقررات را کنترل کرده و سپس فهرست مجلات امانی را تهیه و ارائه می‌کند. گردش مجلات ممکن است به روش های زیر صورت گیرد:
از واحد اطلاع رسانی به هر خواننده و بالعکس (امانت ستاره ای یا مرواریدی) امانت از یک خواننده به خواننده ای دیگر (امانت گردشی)- هر چند در این روش پیگیری نهایی فرایند امانت منابع دشوار است- ترکیبی از دو روش پیشین (امانت ترکیبی) نمودار۲-۱٫
نمودار(۲-۱) روش های گردش مجلات امانی
گردش مجلات به هر روشی که باشد وقت گیر است و گاهی به علت غیبت یا بی دقتی خواننده به تأخیر می افتد. حق تقدم باید با خوانندگانی باشد که مجلات برای آن ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. گردش این مجلات نباید به قدری وقت گیر باشد که بیشتر خوانندگان از اطلاعات روزآمد بی نصیب بمانند. با اشتراک چند نسخه از مجله های ضروری، گردش فهرست مجلات یا مقالات درخواستی تازه رسیده در بین اعضاء (این روش بیشتر شبیه خدمات گزینشی اطلاعات است)، تأخیر در گردش شماره های جدید مجلات، نمایش یک هفته ای مجلات تازه رسیده در بخش یا اصرار و فشار برای بازگرداندن مجله در مدت زمانی بسیار کوتاه، می توان بر این مشکلات فائق آمد. به هر حال، باید گفت که مدیریت بر گردش و امانت مجلات غالباً ساده است. در گردش مجلات از ابزارهای شبیه ابزارهای مورد نیاز در بخش امانت، شامل فایل خوانندگان که مجلات به امانت گرفته شده را نشان می‌دهد و یک فایل مجلات که نام امانت گیرنده را نیز در بر دارد استفاده می شود. رایانه ای کردن این سیستم چندان مناسب و ضروری نیست چرا که یک نسخه از مجله نمی تواند در بین بیش از ده خواننده به گردش درآید.
۲-۱-۶-۱-۵- تهیه کپی
تهیه کپی، روشی آسان برای اشاعه منابع ردیف اول است بی آنکه به منابع کتابخانه صدمه ای وارد آید. اما این روش فقط برای منابع کم حجم مناسب است و به تجهیزات مناسب نیاز دارد. این روش، روشی به صرفه است اما توافق حق مؤلف از مهمترین موانع آن به شمار می‌آید. بعضی از واحدهای بزرگ اطلاع رسانی برای تهیه کپی، بخش ویژه ای به نام «خدمات تکثیر» تدارک دیده اند.
۲-۱-۶-۱-۶- انتقال از راه دور
انتقال منابع از راه دور، یکی از روش های تقریباً جدیدی است که فقط در شرایط خاص و برای منابع ویژه کاربرد دارد. انتقال از راه دور، از دو فرایند بهره می‌گیرد:
فرایند کپی از راه دور، که با بهره گرفتن از نمابر در خطوط شبکه تلفن انجام می شود. این روش برای انتقال سریع اطلاعات به فواصل طولانی کاربرد دارد؛ و انتقال ویدیویی که به تجهیزات پیچیده تر و کابل های خاص نیاز دارد و بهره گیر می‌تواند تصویر منبع را بر روی صفحه تلویزیون ببیند. هر دو روش یاد شده که هنوز به ارسال منابع کم حجم محدودند، بسیار پرهزینه اند و فقط به هنگام اضطرار و ارتباطات بسیار ضروری استفاده می‌شوند. اما بی شک این روش ها بزودی در سطح وسیع تری کاربرد خواهند یافت و از بهای مناسب و رقابتی برخوردار خواهند شد.
از دیگر روش‌ها در زمینه خدمات اشاعه اطلاعات بر اساس منابع اطلاعاتی می توان از:
تجدید چاپ[۸] و پیش چاپ[۹]، بررسی تازه ها، بریدۀ جراید[۱۰]، امانت طولانی مدت کتابخانه ای، خدمات ترجمه ای و اتاق های تهاتری[۱۱] نام برد.
۲-۱-۶-۲- اشاعه منابع اطلاعاتی ردیف دوم
اشاعه منابع ردیف دوم بر اساس محتوا، شیوه ارائه، دوره و موضوعات به اشکال مختلفی صورت می‌گیرد.
۲-۱-۶-۲-۱- خدمات ارجاعی
این نوع از خدمات، منابع یا اطلاعات واقعی مورد نیاز بهره گیر را فراهم نمی آورند بلکه او را به منابعی مثل منابع ردیف دوم، واحدهای اطلاع رسانی، سازمان های تخصصی، مؤسسات پژوهشی و متخصصین خاص، و… ارجاع داده و محل دستیابی به اطلاعات را مشخص می‌کنند. خدمات ارجاعی، با بهره گرفتن از فهرست ها و فایل های منابعی که صرفاً برای این منظور تولید شده اند ارائه می شود. بعضی از مراکز ارجاعی به تنهایی یا در ارتباط تنگاتنگ با دیگر مراکز خدماتی عمل می‌کنند. برآورد کارایی این خدمات بدون توجه و ارتباط نزدیک با بهره گیران و نیازهای اطلاعاتی آن ها، دشوار است- وظیفه ای که در حوزه های جغرافیایی کوچک تر، سهل تر می کند. اگر این بخش ها از اندازه مشخصی بزرگتر شوند، در مرکز اطلاع رسانی باید به عنوان بخش مجزایی در نظر گرفته شوند. هر چند روزآمد نگاه داشتن فایل های منابع آن بسیار وقت گیر خواهد بود.
۲-۱-۶-۲-۲- خدمات آگاهی رسانی جاری
