تعیین اهداف دانش
ارزیابی دانش
بازخورد
نگهداری دانش
توسعه دانش
تسهیم و توزیع دانش
شناسایی دانش
بهره برداری از دانش
کسب دانش
شکل شماره ( ۲-۴ ): چرخه مدیریت دانش: (پروبست و همکاران، ۲۰۰۰، ص ۸۳ )
در ادامه به تشریح مراحل چرخه مدیریت دانش پروبست و همکاران (۲۰۰۰) می پردازیم.
الف) تعیین اهداف دانش:
هدف های مدیریت دانش، باید از هدف های اصلی سازمان نشأت گرفته و در سه سطح ارزشی، راهبردی و عملیاتی تعریف شوند. اهداف ارزشی دانش، فرصتهایی را برای مدیریت سازمان فراهم می‌کنند تا بتوانند یک فرهنگ سازمانی مناسب و علاقه مند به دانش را ایجاد کرده، و سیاست‌های مناسبی را اتخاذ کنند.
در سطح استراتژیک، تبدیل و نگهداری سازمان بر مبنای مدیریت دانش و همچنین ایجاد فرهنگ و سیاست‌های لازم در این زمینه انجام می شود.
در سطح عملیاتی، با توجه به هدف ها باید نحوه شناسایی، استفاده، توزیع، کاربرد و نگهداری دانش، مشخص و برنامه های لازم برای دستیابی به آن ها در زمان معین، طراحی شود و به مرحله اجرا در آید (پروبست و همکاران، ۲۰۰۰).
ب) شناسایی دانش: با طرح این پرسش که “آیا می‌دانیم که چه می‌دانیم؟”، باید انجام این وظیفه مدیریت دانش؛ یعنی مرحله کشف دانش را آغاز کرد. بسیاری از سازمان ها بخاطر ناآشنایی با دانش خود، در تصمیم گیری ها و هدف گذاری هایشان دچار مشکل می‌شوند. لازم است شناسایی منابع دانش درون و بیرون سازمان، همزمان انجام شود.
پ) کسب دانش: در این مرحله، دانش ها باید از بازار داخلی و خارجی نظیر دانش های مربوط به مشتری، تولید، همکاران، رقبا، و غیره از منابع شناسایی شده در مرحله کشف، کسب گردد؛ و نیز مشخص شودکه چه قابلیت هایی را می توان از خارج خریداری نمود و مورد استفاده قرار داد.
ت) توسعه دانش: با توجه به پایه های موجود، باید دانش سازمان را گسترش داد، البته این امر، شامل توسعه قابلیت، محصول، ایده های جدید، فرایند ها و مسائلی از این دست می شود. توسعه و بهبود دانش در یک سازمان دانش- محور به روش های مختلفی امکان پذیر است. برخی از این روش‌ها منجر به بهبود دانش از طریق منابع خارج از سازمان می‌شوند. به این روش‌ها، روش های کسب دانش گفته می شود. مستقیم ترین و گاهی مؤثرترین راه برای کسب دانش بیرونی، خرید آن است. یعنی سازمان، فرد یا افرادی را که از دانش مورد نیاز برخوردارند استخدام می‌کند (داونپورت، ۱۹۹۸، صص۳۸-۳۷ ).
به طور معمول توسعه دانش به عنوان محصول واحدهای تحقیق و توسعه سازمان‌ها در نظر گرفته می شود (پروبست و همکاران، ۲۰۰۰)، اما این تنها منبع توسعه دانش نیست. هر نوع فعالیت یا اقدامی که بتواند ظرفیت یادگیری[۷۴] افراد را ارتقاء دهد، در حقیقت به توسعه دانش فردی کمک کرده‌است. بنابرین، فعالیت‌های توسعه منابع انسانی از جمله روش های توسعه درونی دانش به حساب می‌آیند. ایجاد یک فضای خلاق و نوآور که به شکوفایی قابلیت‌های اعضای سازمان در حل مسائل و مشکلات سازمانی بینجامد، یکی دیگر از راه های توسعه دانش از درون سازمان محسوب می شود. همچنین فرایند خلق و ایجاد دانش جدید نیز در زمره روش های توسعه دانش از درون سازمان به حساب می‌آید ( نوناکا، ۱۹۹۷، ص۱۵).
ث) تسهیم و توزیع دانش: دانش کالایی است که در اثر تعامل افراد و ارتباطات آن ها قابل انتقال می‌باشد. به عبارت بهتر تسهیم دانش هم می‌تواند به معنای یک فرایند متمرکز جهت دار برای پخش دانش در میان گروه معینی از کارکنان قلمداد شود؛ و هم می‌تواند مبین انتقال دانش بین افراد در داخل گروه‌های کاری باشد. در توزیع دانش باید به یک اصل عمومی توجه کرد و آن اینکه ” لازم نیست همه کس همه چیز را بدانند”. بنابرین برخی از دانش های سازمان که محرمانه بوده و یا جزو اسرار تلقی می‌شوند، نباید توزیع شوند. فناوری اطلاعات، یکی از ابزارهای مهم تسهیم دانش است همچنین وجود ساختارها و ارتباطات غیر رسمی در توزیع دانش نقش مهمی ایفا می‌کنند ( پیج،[۷۵]۱۹۹۹، صص۲۸-۲۵ ).
در تسهیم دانش مسائلی همچون چگونگی به اشتراک گذاری دانش موجود و انتقال آن به محل مناسب و مورد نیاز و چگونگی انتقال دانش، به گونه ای که در سازمان قابل دسترسی و استفاده باشد؛ و نیز چگونگی انتقال دانش از سطح فردی به سطح دانش گروهی و سرانجام سطح دانش سازمانی، از جمله مواردی است که در دستور کار این بخش از مدیریت دانش قرار می‌گیرد.
ج) بهره برداری از دانش: می توان بهره برداری از دانش را معادل “مرحله اجرا و پیاده سازی[۷۶]” در فرایند مدیریت دانش دانست. در این بخش، موانعی که بر سر راه استفاده مفید از دانش جدید است باید شناسایی و رفع شوند تا از آن بتوان، به طور عملی در ارائه خدمات و محصولات استفاده کرد.
از جمله مهمترین موانع بهره برداری از دانش، کوری سازمانی و مانع فرهنگی است. «کوری سازمانی»[۷۷] وقتی اتفاق می افتد که رویه های جاری سازمان در عمل با موفقیت همراه باشند. در آن صورت دانش افراد تثبیت می شود و آنگاه نسبت به هر نوع دانش جدیدی که در صدد بهبود عملکرد یا ارتقای کارایی آن ها باشد با دیده شک و تردید نگاه می‌کنند (پروبست و همکاران، ۲۰۰۰ ).
چ) نگهداری دانش: برخی از برنامه های سازمانی باعث خروج افرادی از سازمان‌ها شده است که دارای تجربیات و دانش های با ارزشی هستند. چنین پدیده ای می‌تواند منجر به از دست دادن دائمی و غیر قابل برگشت دانش این سازمان‌ها شود که ذخیره، نگهداری و روزآمد کردن دانش به این بخش مربوط می شود. این روش، از نابودی دانش جلوگیری کرده به آن اجازه اینکه مورد استفاده قرار گیرد را می‌دهد. فرایند محافظت از دانش سازمانی شامل سه مرحله انتخاب، ذخیره، و روزآمدکردن دانش می‌باشد.
در مرحله انتخاب، سازمان ها باید از میان اتفاقات، وقایع، افراد و فرآیندهای متعددی که با آن ها عجین شده اند، دست به گزینش زده و مواردی را که ارزش مراقبت و محافظت دارند تعیین و شناسایی کنند. در مرحله بعد، باید اطلاعات و تجربیات افراد کلیدی و نیز مستندات تهیه شده در حافظه سازمانی ذخیره شوند.
مرحله دیگر ذخیره دانش، روزآمد سازی دانش است. اگر دانش ذخیره شده در حافظه سازمانی با تغییر و تحولات محیطی و برنامه ها و اقدامات درون سازمان همگام نباشد و مرتباً اصلاح و به روز نشود، سازمان با هزینه های هنگفتی مواجه می شود. بنابرین می توان دریافت که چنانچه سازوکارهای به هنگام سازی دانش در سازمان به کار گرفته نشود، سیستم های شکل گرفته بر اساس دانش، دیر یا زود از بین خواهند رفت ( مایلز،[۷۸] ۱۹۹۸).
